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Informationen zum Datenschutz betreffend Namensaktien der FUCHS PETROLUB SE

1. Allgemeine Informationen

a) Einführung

Die FUCHS PETROLUB SE („FUCHS“, „wir“, „uns“, „unser“) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Wie Sie wissen, handelt es sich bei den von FUCHS ausgegebenen Aktien um Namensaktien i.S.v. § 10 Abs. 1 S. 1 Aktiengesetz (AktG) („Namensaktien“), sodass wir gem. § 67 AktG gesetzlich dazu verpflichtet sind, ein Aktienregister zu führen. Diese Bestimmungen finden auch auf FUCHS als Europäische Aktiengesellschaft (Societas Europaea) Anwendung (Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) SE-Verordnung).

Die nachfolgenden Hinweise geben Ihnen Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Bezug auf das Aktienregister und Ihre diesbezüglichen Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Aktiengesetz (AktG) in Verbindung mit der SE-Verordnung (SE-VO).

b) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO

FUCHS PETROLUB SE

Einsteinstr. 11

68169 Mannheim

Telefon:         +49 621 3802-0

E-Mail:          kontakt@fuchs.com

Webseite:     https://www.fuchs.com/gruppe

c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Herr Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M.

KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Hohenzollernring 54

D-50672 Köln

E-Mail: mail@kinast-partner.de

​​​​​​​2. Betroffene personenbezogene Daten und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von Aktionären:

  • Vor- und Nachname des Inhabers der Aktien
  • Geburtsdatum
  • Postanschrift
  • E-Mail-Adresse
  • Aktienstückzahl / Aktionärsnummer

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 67 AktG sowie Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) SE-VO. § 67 AktG bestimmt, dass Namensaktien unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Postanschrift sowie einer elektronischen Adresse der Aktionärin bzw. des Aktionärs sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind.

​​​​​​​3. Technischer Ablauf der Datenerhebung

Als Aktionärin bzw. Aktionär sind Sie gem. § 67 Abs. 1 Satz 2 AktG i.V.m. Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) SE-VO gesetzlich verpflichtet, uns Ihre vorstehend unter Ziff. 2 genannten personenbezogenen Daten mitzuteilen.

Soweit Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht selbst mitteilen, leiten die bei der Übertragung oder der Verwahrung Ihrer FUCHS Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute die für die Führung unseres Aktienregisters erforderlichen Angaben für Sie an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, Frankfurt, die die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Veräußern Sie Ihre FUCHS Namensaktien, meldet uns dies das Kreditinstitut des Erwerbers und neuen Inhabers Ihrer FUCHS Namensaktien. In diesen Fällen erhalten wir die personenbezogenen Daten von den genannten Kreditinstituten.

Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO i.V.m. § 67 Abs. 1 Satz 1, 67 Abs. 4 Satz 1 AktG sowie Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) SE-VO.

​​​​​​​4. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre oben unter Ziff. 2 genannten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Führung des Aktienregisters, Kommunikation mit Ihnen als Aktionärin bzw. Aktionär sowie zur Durchführung der Hauptversammlung.

Änderungen der personenbezogenen Daten im Aktienregister erfolgen ausschließlich durch die depotführende Stelle.

In diesem Fall verarbeiten wir die von Ihnen oder Ihrer depotführenden Stelle mitgeteilten personenbezogenen Daten ausschließlich dazu, unser Aktienregister entsprechend Ihren Angaben zu aktualisieren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit unserer gesetzlichen Pflicht zur Berichtigung und Aktualität unseres Aktienregisters nach § 67 Abs. 1 Satz 1 AktG i.V.m. Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) SE-VO.

​​​​​​​5. Weitere Empfänger der personenbezogenen Daten

Zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters bedienen wir uns zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister in der EU (z.B. Aktienregisterservice-Gesellschaft, IT-Dienstleister), die – soweit erforderlich – durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO datenschutzrechtlich verpflichtet werden. Diese Dienstleister erhalten von FUCHS nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung. FUCHS bleibt in diesen Fällen für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

Wir können verpflichtet sein, personenbezogene Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, die die personenbezogenen Daten in eigener Verantwortung verarbeiten (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), insbesondere an öffentliche Stellen wie die zuständige Aufsichtsbehörde oder an sonstige Behörden zur Erfüllung gesetzlicher (Mitteilungs-)Pflichten (z.B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen).

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.

​​​​​​​6. Speicherdauer

Unsere Verpflichtung zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Aktienregister besteht so lange, wie Sie Aktionärin oder Aktionär von FUCHS sind. Wir anonymisieren oder löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies gilt nicht, wenn und soweit uns gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im Aktiengesetz (AktG), im Handelsgesetzbuch (HGB), im Geldwäschegesetz (GwG) oder in der Abgabenordnung (AO)) zu einer längeren Speicherung verpflichten oder die Daten für gerichtliche oder außergerichtliche Verfahren, beispielsweise im Falle von Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen, erheblich sind; in diesen Fällen speichern wir die Daten, solange die entsprechenden Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen oder bis zum rechtskräftigen oder anderweitig endgültigen Abschluss der entsprechenden Verfahren, einschließlich etwaiger Vollstreckungsverfahren.

​​​​​​​7. Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie können sich jederzeit und unentgeltlich mit einer formlosen Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten oder direkt an uns wenden, um Ihre Rechte gemäß der DSGVO auszuüben, sofern die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen. Sie haben hiernach das Recht:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird (die Einschränkung gilt dann für die Dauer der Überprüfung), wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt und Sie die Löschung ablehnen, wenn wir die personenbezogenen Daten zwar nicht länger benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (für die Dauer der Überprüfung der Berechtigung des Widerspruchs);
  • gemäß Art. 20 DGSVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Näher hierzu sogleich Ziffer 7.

8. Beschwerderecht

Bei Fragen und Beschwerden können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 1) c)) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DSGVO).

Die für FUCHS zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart

Königstraße 10a, 70173 Stuttgart

Telefon:    +49 711 61 55 41 – 0

Telefax:    +49 711 61 55 41 – 15

E-Mail:     poststelle@lfdi.bwl.de

Internet:   www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Informationen zum Datenschutz betreffend Namensaktien der FUCHS PETROLUB SE

1. Allgemeine Informationen

a) Einführung

Die FUCHS PETROLUB SE („FUCHS“, „wir“, „uns“, „unser“) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Wie Sie wissen, handelt es sich bei den von FUCHS ausgegebenen Aktien um Namensaktien i.S.v. § 10 Abs. 1 S. 1 Aktiengesetz (AktG) („Namensaktien“), sodass wir gem. § 67 AktG gesetzlich dazu verpflichtet sind, ein Aktienregister zu führen. Diese Bestimmungen finden auch auf FUCHS als Europäische Aktiengesellschaft (Societas Europaea) Anwendung (Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) SE-Verordnung).

Die nachfolgenden Hinweise geben Ihnen Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Bezug auf das Aktienregister und Ihre diesbezüglichen Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Aktiengesetz (AktG) in Verbindung mit der SE-Verordnung (SE-VO).

b) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO

FUCHS PETROLUB SE

Einsteinstr. 11

68169 Mannheim

Telefon:         +49 621 3802-0

E-Mail:          kontakt@fuchs.com

Webseite:     https://www.fuchs.com/gruppe

c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Herr Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M.

KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Hohenzollernring 54

D-50672 Köln

E-Mail: mail@kinast-partner.de

​​​​​​​2. Betroffene personenbezogene Daten und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von Aktionären:

  • Vor- und Nachname des Inhabers der Aktien
  • Geburtsdatum
  • Postanschrift
  • E-Mail-Adresse
  • Aktienstückzahl / Aktionärsnummer

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 67 AktG sowie Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) SE-VO. § 67 AktG bestimmt, dass Namensaktien unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Postanschrift sowie einer elektronischen Adresse der Aktionärin bzw. des Aktionärs sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind.

​​​​​​​3. Technischer Ablauf der Datenerhebung

Als Aktionärin bzw. Aktionär sind Sie gem. § 67 Abs. 1 Satz 2 AktG i.V.m. Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) SE-VO gesetzlich verpflichtet, uns Ihre vorstehend unter Ziff. 2 genannten personenbezogenen Daten mitzuteilen.

Soweit Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht selbst mitteilen, leiten die bei der Übertragung oder der Verwahrung Ihrer FUCHS Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute die für die Führung unseres Aktienregisters erforderlichen Angaben für Sie an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, Frankfurt, die die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Veräußern Sie Ihre FUCHS Namensaktien, meldet uns dies das Kreditinstitut des Erwerbers und neuen Inhabers Ihrer FUCHS Namensaktien. In diesen Fällen erhalten wir die personenbezogenen Daten von den genannten Kreditinstituten.

Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO i.V.m. § 67 Abs. 1 Satz 1, 67 Abs. 4 Satz 1 AktG sowie Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) SE-VO.

​​​​​​​4. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre oben unter Ziff. 2 genannten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Führung des Aktienregisters, Kommunikation mit Ihnen als Aktionärin bzw. Aktionär sowie zur Durchführung der Hauptversammlung.

Änderungen der personenbezogenen Daten im Aktienregister erfolgen ausschließlich durch die depotführende Stelle.

In diesem Fall verarbeiten wir die von Ihnen oder Ihrer depotführenden Stelle mitgeteilten personenbezogenen Daten ausschließlich dazu, unser Aktienregister entsprechend Ihren Angaben zu aktualisieren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit unserer gesetzlichen Pflicht zur Berichtigung und Aktualität unseres Aktienregisters nach § 67 Abs. 1 Satz 1 AktG i.V.m. Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) SE-VO.

​​​​​​​5. Weitere Empfänger der personenbezogenen Daten

Zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters bedienen wir uns zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister in der EU (z.B. Aktienregisterservice-Gesellschaft, IT-Dienstleister), die – soweit erforderlich – durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO datenschutzrechtlich verpflichtet werden. Diese Dienstleister erhalten von FUCHS nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung. FUCHS bleibt in diesen Fällen für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

Wir können verpflichtet sein, personenbezogene Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, die die personenbezogenen Daten in eigener Verantwortung verarbeiten (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), insbesondere an öffentliche Stellen wie die zuständige Aufsichtsbehörde oder an sonstige Behörden zur Erfüllung gesetzlicher (Mitteilungs-)Pflichten (z.B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen).

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.

​​​​​​​6. Speicherdauer

Unsere Verpflichtung zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Aktienregister besteht so lange, wie Sie Aktionärin oder Aktionär von FUCHS sind. Wir anonymisieren oder löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies gilt nicht, wenn und soweit uns gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im Aktiengesetz (AktG), im Handelsgesetzbuch (HGB), im Geldwäschegesetz (GwG) oder in der Abgabenordnung (AO)) zu einer längeren Speicherung verpflichten oder die Daten für gerichtliche oder außergerichtliche Verfahren, beispielsweise im Falle von Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen, erheblich sind; in diesen Fällen speichern wir die Daten, solange die entsprechenden Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen oder bis zum rechtskräftigen oder anderweitig endgültigen Abschluss der entsprechenden Verfahren, einschließlich etwaiger Vollstreckungsverfahren.

​​​​​​​7. Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie können sich jederzeit und unentgeltlich mit einer formlosen Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten oder direkt an uns wenden, um Ihre Rechte gemäß der DSGVO auszuüben, sofern die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen. Sie haben hiernach das Recht:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird (die Einschränkung gilt dann für die Dauer der Überprüfung), wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt und Sie die Löschung ablehnen, wenn wir die personenbezogenen Daten zwar nicht länger benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (für die Dauer der Überprüfung der Berechtigung des Widerspruchs);
  • gemäß Art. 20 DGSVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Näher hierzu sogleich Ziffer 7.

8. Beschwerderecht

Bei Fragen und Beschwerden können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 1) c)) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DSGVO).

Die für FUCHS zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart

Königstraße 10a, 70173 Stuttgart

Telefon:    +49 711 61 55 41 – 0

Telefax:    +49 711 61 55 41 – 15

E-Mail:     poststelle@lfdi.bwl.de

Internet:   www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Kontakt
+49 (0) 621-3802-0